Les documents communiqués par « extrait »
Pour être communiqués, certains documents ou dossiers sont « extraits » de leur carton, pour l'un des motifs suivants :
- leur état de conservation l’exige,
- pour éviter tout risque de mélange de pièces appartenant à des dossiers différents dans un même carton,
- le carton comporte à la fois des documents librement communicables et d’autres qui ne le sont pas.
Le délai d'obtention des documents demandés varie en fonction de l’état matériel des documents et des tâches préparatoires nécessaires (par exemple, nouveau conditionnement, numérotage des pièces du dossier…). Le département en charge de la préparation de l'extrait demandé ne peut le préciser à l'avance.
Commande d'un extrait
Dans l'onglet "Saisir une demande", si un message vous informe que la cote est "communicable par extrait seulement", retournez à votre liste de cotes, cochez la cote pour laquelle vous souhaitez effectuer cette demande, et cliquez, en bas de l'écran de votre espace personnel, sur "Consultation d'un extrait d'une cote".
Renseignez le formulaire en décrivant précisément ce que vous souhaitez consulter pour chaque cote, le motif précis de la demande, et éventuellement les informations complémentaires concernant la demande. Cliquez sur le bouton "Soumettre la demande".
Le résultat de l'instruction automatique est affiché.
- Si la cote est disponible et communicable, un écran de confirmation s'affiche. La demande d'extrait est prise en compte et sera instruite par un agent des Archives nationales.
- Si elle est validée au cours de cette instruction, elle apparaîtra alors dans la liste de vos demandes de communication en cours, suite à sa validation dans l'onglet "suivi de mes consultations".
- Si la cote n'est pas disponible et communicable, la demande est prise en compte. Vous pourrez suivre l'évolution de votre demande en cliquant sur l'onglet "Suivi de mes formulaires".
Lorsque votre demande aura été instruite par les Archives nationales, si votre demande d'extrait est validée, elle apparaîtra alors dans la liste de vos demandes de communication en cours dans l'onglet "Suivi de mes consultations", avec la mention de la date de mise à disposition.
Le document restera disponible 21 jours ouvrés consécutifs (jours fériés inclus). Au-delà, le document sera rangé dans les magasins et ne pourra plus vous être communiqué, sauf nouvelle demande de votre part.
Voir notamment les demandes de dossiers de naturalisation.
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