DÉROGATIONS (archives publiques)
Les archives publiques sont soumises à des délais de communicabilité fixés par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (livre II du Code du Patrimoine, art. L213/1-5). Pour les archives qui ne sont pas librement communicables, une procédure de demande d’accès en dérogation est prévue par les textes. Règlementation de l'accès aux archives publiques.
Dans votre espace personnel de la salle des inventaires virtuelle (SIV), un message vous informe que le document n'est pas communicable en raison de la date de communicabilité, mais que vous pouvez saisir une demande de dérogation . Un formulaire doit être rempli préalablement à toute demande.
- Retournez à votre liste de cotes, cochez la/les cote(s) pour laquelle/lesquelles vous souhaitez effectuer une demande de levée de restriction, et cliquez (en bas de l'écran de votre espace personnel) sur "Dérogation aux délais légaux de communicabilité des archives publiques".
- Renseignez le formulaire. A l'issue de l'enregistrement, n'oubliez pas de cliquer sur le lien "Imprimez votre demande" afin de signer sur papier la demande et l'engagement de réserve que vous adressez par courrier postal :
Archives nationales
Direction des fonds
(précisez : Site de Paris ou site de Fontainebleau)
59, rue Guynemer
90001
93383 Pierrefitte-sur-Seine cedex
Effectuer une demande de communication par dérogation
Le fait de demander un nombre élevé d’articles, voire la totalité d’un fonds, peut constituer un motif de rejet : limitez votre demande aux seuls articles utiles à la poursuite de votre travail de recherche.
Vous devez renseigner le motif de votre demande (sujet et nature de votre recherche), la cote précise et l’analyse des documents sur lesquels porte votre demande, le souhait ou non de reproduire ou photographier les documents, etc. ; dans le cas d'une recherche universitaire, il est indispensable de joindre l'attestation du directeur de recherche. La demande signée est adressée ensuite obligatoirement par courrier postal.
Recherche impérative de la cote précise
Dans la plupart des cas, votre démarche exige de votre part une visite en salle de lecture. Le formulaire de demande de dérogation est destiné à être transmis à l’autorité qui a effectué le versement des documents que vous souhaitez consulter.
Vous devez impérativement connaître la cote du ou des articles concernés par votre demande, pour la formuler.
Si vous ne connaissez pas la cote du document que vous souhaitez consulter parce que l'inventaire correspondant n’a pas été publié ou n’est pas encore accessible en ligne sur le site Internet des Archives nationales, vous serez obligé de venir chercher cette cote sur place aux Archives nationales.
Délai d’obtention d’une dérogation
Une réponse à une demande de consultation par dérogation ne peut excéder deux mois à compter de l'enregistrement de la demande (art. L. 231-3 du Code du patrimoine). En cas d'absence de réponse au delà de ce délai, cela signifie en principe que votre demande est refusée.
Lorsque vous déposez une demande de dérogation, vous devez vous y prendre suffisamment à l’avance et attendre obligatoirement la réponse avant de vous déplacer.
Durée de validité d’une dérogation
Les dérogations aux délais de communicabilité des archives publiques ont un caractère permanent, sans limitation de durée.
Modalités pratiques de consultation
Les autorisations de consultation sont strictement individuelles. Si vous êtes plusieurs lecteurs à souhaiter consulter les documents sur lesquels porte votre demande, chaque lecteur devra déposer une demande de dérogation séparée.
Les documents consultés par dérogation ne peuvent être reproduits que si la dérogation le prévoit, et cela, quel que soit le moyen de reproduction utilisé. Faute de cet accord, lorsque vous viendrez consulter ces documents, vous ne pourrez pas effectuer une reproduction quelle qu'elle soit.
Pour suivre l'évolution de votre demande
Dans votre espace personnel de la salle des inventaires virtuelle, cliquez sur l'onglet « Suivi de mes formulaires » (à partir duquel vous pourrez également, si besoin, réimprimer votre demande).
A l'issue de la procédure d'instruction de votre demande, vous recevrez, sous couvert des Archives nationales, un courrier papier vous informant de la décision prise par les autorités compétentes.
Si la levée de restriction vous a été accordée sur des cotes entières, demandez celles-ci en communication depuis votre espace personnel dans la salle des inventaires virtuelle.
Si la levée de restriction vous a été accordée sur des extraits de cote, vous pourrez saisir votre demande par le formulaire « Consultation d'un extrait d'une cote (dossier, pièce) ».
En cas de refus de dérogation
Conformément à l’article L. 213-5 du Code du patrimoine, tout refus de communication d’archives publiques doit être motivé. Si vous considérez que le refus qui vous est opposé n’est pas justifié ou si vous en contestez les motifs, il vous est possible de saisir pour avis la Commission d’accès aux documents administratifs CADA, conformément aux dispositions de l’article 20 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978.
> Accès à la SIV
Dans votre espace personnel de la salle des inventaires virtuelle (SIV), un message vous informe que le document n'est pas communicable en raison de la date de communicabilité, mais que vous pouvez saisir une 'autorisation de consultation :
- Retournez à votre liste de cotes, cochez la/les cote(s) pour laquelle/lesquelles vous souhaitez effectuer une demande de levée de restriction, et cliquez (en bas de l'écran de votre espace personnel) sur « Autorisation de consultation d'archives privées ».
- Renseignez le formulaire. A l'issue de l'enregistrement, n'oubliez pas de cliquer sur le lien « Imprimez votre demande », afin de signer sur papier la demande et l'engagement de réserve que vous adressez par courrier postal :
Archives nationales
Direction des fonds
(précisez : Site de Paris ou site de Fontainebleau)
59, rue Guynemer
90001
93383 Pierrefitte-sur-Seine cedex
Effectuer une demande d'autorisation de consultation
Si la communication du fonds est soumise à des restrictions, vous devez effectuer une demande d'autorisation de consultation d'archives privées où vous renseignerez le motif de votre demande (sujet et nature de votre recherche), la cote précise et l’analyse des documents sur lesquels porte votre demande, le souhait ou non de reproduire ou photographier les documents, etc. ; dans le cas d'une recherche universitaire, il est indispensable de joindre l'attestation du directeur de recherche.
La demande est adressée ensuite obligatoirement par courrier postal, l’engagement de confidentialité signé.
Si les documents que vous souhaitez consulter appartiennent à deux ou plusieurs fonds différents, il faut remplir un formulaire différent pour chaque fonds. Pour les thèses de l'École nationale des chartes (AB XXVIII), vous devez remplir un formulaire par thèse. - Les autorisations de consultation sont strictement individuelles. Si vous êtes plusieurs à souhaiter consulter les documents sur lesquels porte votre demande, chaque lecteur devra déposer une demande d'autorisation séparée. Seules les 3 premières pages du formulaire sont à remplir par le demandeur.
Recherche impérative de la cote précise
Le formulaire de demande d'autorisation de consultation d'archives privées est destiné à être transmis au propriétaire du fonds. Une autorisation de consultation d’archives privées ne peut être accordée que pour des articles ou des dossiers limitativement désignés dans la demande. Vous devez impérativement mentionner dans votre demande connaître la cote du ou des articles que vous désirez consulter. Le fait de demander un nombre élevé d’articles, voire la totalité d’un fonds, peut constituer un motif de rejet : limitez votre demande aux seuls articles utiles à la poursuite de votre travail de recherche.
Pour connaître les cotes à demander, la consultation des états sommaires des fonds d'archives privées n’est pas suffisante. Les demandes d’autorisation rédigées uniquement à partir des états sommaires risquent de vous être retournées, afin de préciser votre demande. Il est donc indispensable de consulter les inventaires et répertoires plus détaillés. S'ils n’ont pas été publiés ou ne sont pas accessibles sur le site Internet des Archives nationales, vous serez obligé de venir chercher cette cote sur place aux Archives nationales.
Délai d’obtention d’une autorisation
- - Les autorisations de consultation d’archives privées sont déterminées par le délai de réponse du propriétaire du fonds.
- Les Archives nationales ne sont pas en mesure de s’engager sur ce délai.
- Votre demande d’autorisation de consultation d’archives privées est à anticiper et nécessite de s'y prendre suffisamment à l’avance.
Vous ne devez pas prévoir un déplacement avant d’avoir obtenu une réponse des Archives nationales.
Durée de validité de l’autorisation
- - Les autorisations sont accordées en général pour une durée de 5 ans.
- Certains propriétaires n'accordent d'autorisation de consultation que pour une période plus limitée (un an, par exemple).
- La validité de l'autorisation de consulter une thèse de l'École nationale des chartes (AB XXVIII) est de un an.
- L’autorisation accordée ne pourra généralement être prolongée ou renouvelée qu’à la suite d’une nouvelle demande d’autorisation de votre part.
- La demande de consultation n'est à effectuer que lorsque la réponse vous a été adressée par les Archives nationales. Au-delà du délai de consultation indiqué par la réponse, il faudra renouveler la demande.
Pour suivre l'évolution de votre demande
Dans votre espace personnel de la salle des inventaires virtuelle, cliquez sur l'onglet « Suivi de mes formulaires » (à partir duquel vous pourrez également, si besoin, réimprimer votre demande).
A l'issue de la procédure d'instruction manuelle de votre demande, vous recevrez, sous couvert des Archives nationales, un courrier papier vous informant de la décision prise par le propriétaire du fonds.
En fonction de la réponse sur la totalité de la cote ou de l'extrait de cote, vous pouvez réserver le document depuis votre espace personnel selon une procédure différente (article entier ou extrait).
Modalités pratiques de consultation
Les archives privées consultées sur autorisation ne peuvent être reproduites que si l’autorisation le mentionne. Pour obtenir l’autorisation de reproduire des documents, pour un usage privé exclusivement, le préciser dans votre demande.
En cas de refus d'autorisation
Aucun recours n'est prévu. La communication des archives privées reste à la discrétion des propriétaires.
> Accès à la SIV
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