Verser et confier des documents aux Archives nationales

Verser des archives publiques

Les versements des archives publiques des institutions centrales sont gérées par la section des missions et les Archives nationales.

Confier des archives privées (particuliers, entreprises, associations)

Contrat de dépôt :

Entre :

M. .................. (nom, prénom, adresse)

ou

L'association ................... ,
ayant son siège à ......................,
représentée par M. ................
habilité par la délibération en date du ................
de l'assemblée générale (ou du conseil d'administration)

ou

La société ..................,
ayant son siège à ..................,
représentée par M. ...............
habilité par la décision en date du ................
de .................. ci-après dénommé (e) le déposant

et

L'Etat, ministère de la Culture et de la Communication, le Service interministériel des archives de France ci-après dénommé le dépositaire il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Le déposant dépose aux Archives nationales sous forme d'originaux les archives dont il est propriétaire et dont un état succinct est annexé au présent contrat.

Article 2 : Le dépositaire prend à sa charge les frais de transport, de conservation matérielle, de classement et d'inventaire des documents déposés.

Article 3 : Le dépositaire assumera uniquement la responsabilité des documents consignés dans l'inventaire qui en sera dressé ultérieurement dans le plus bref délai possible

Article 4 : Les répertoires et inventaires des documents déposés seront établis en deux exemplaires minimum, dont l'un sera remis au déposant.

Article 5 (au choix) :

1. Les documents faisant l'objet du présent dépôt seront communicables selon les lois, décrets et règlements en vigueur pour les archives publiques.
2. Les documents autres que ceux figurant sur la liste ci-joint annexée, dont la communication devra être soumise à l'autorisation écrite du déposant, seront communicables selon les lois, décrets et règlements en vigueur pour les archives publiques.
3. Toute communication des documents déposés sera soumise à l'autorisation du déposant.

Article 6 (au choix) :

1. Toute reproduction de documents, pour quelque raison que ce soit, sera soumise à l'autorisation écrite du déposant.
2. Le déposant donne une autorisation permanente de reproduction des documents déposés sauf en cas d'exploitation à des fins commerciales ; dans ce cas l'autorisation du déposant sera requise.
   
   

   Article 7 : Les conditions de communication prévues à l'article 5 sont applicables aux originaux et aux reproductions.

   Article 8 : Tout prêt de documents pour exposition ou tout autre motif sera soumis à l'autorisation écrite du déposant.

   Article 9 : Le déposant donne délégation au dépositaire pour donner les autorisations prévues aux articles 5 à 8 dans le cas où il lui serait impossible de répondre dans un délai de trois mois.

   Article 10 : (si nécessaire) Le tri des documents incombe au dépositaire. Le dépositaire établira les listes de documents dont il propose l'élimination et les soumettra au visa du déposant. Le déposant ne pourra s'opposer à l'élimination de documents qu'en raison de nécessités juridiques. En cas contraire, il pourra reprendre les documents dont l'élimination est proposée, cette faculté pouvant s'exercer dans un délai de trois mois, à l'expiration duquel le dépositaire sera habilité à procéder à l'élimination.

   Article 11 : Si le déposant estimait nécessaire de devoir mettre fin au présent contrat, il devra en donner avis au dépositaire par lettre recommandée. Cette dénonciation ne prendra effet qu'à l'expiration d'un délai de trois mois à partir de la date de réception de la dite lettre. La réintégration des documents au lieu désigné par le déposant se fera à ses frais. Décharge sera alors donnée au dépositaire.

   Article 12 : En cas de reprise, le déposant pourra être tenu de rembourser au dépositaire les dépenses engagées pour la conservation matérielle et le traitement des documents déposés. Le dépositaire pourra en outre faire exécuter à ses frais un microfilm de tout ou partie des documents restitués.

   Article 13 : Les reproduction de documents déposés réalisés par les soins ou aux frais du dépositaire resteront la propriété de celui-ci. Leur communication sera soumise aux conditions imposées par l'article 5. Il en sera de même des microfilms réalisés, en application de l'article 12, en cas de dénonciation du contrat.

   Fait à en deux exemplaires le..........................
   
   Le déposant.........................
   Les Archives de France..........................