Salle de lecture

< Retour vers les informations du Caran

Aux Archives nationales, comme dans tout service d’archives, vos recherches vous amèneront à consulter des documents originaux, contemporains ou vieux de plusieurs siècles, mais qui existent le plus souvent en un seul exemplaire.
Le caractère unique, et souvent fragile, des documents conservés exige le respect par tous, archivistes et chercheurs, de quelques règles simples. En outre, la richesse même des fonds d’archives conservés peut rendre certaines recherches longues et complexes. Les lignes qui suivent ont pour objet de vous aider à mieux préparer votre visite au CARAN.

Avant d’accéder à la salle de lecture

• S ’il s’agit de votre première visite, vous inscrire comme lecteur,
  
• Déposer vos effets personnels dans les consignes obligatoires,
  
• Si vous ne connaissez pas la cote des documents que vous souhaitez consulter, consulter les instruments de recherche mis à votre disposition dans la salle des inventaires,
• Les différentes étapes à connaitre

En salle de lecture, vous pourrez commander ou consulter des documents, mais aussi les reproduire ou demander une reproduction

• Commander des documents
  La commande des documents pour le jour même s’effectue exclusivement en salle de lecture. Il est nécessaire, pour accéder à celle-ci, d’être en possession d’une carte de lecteur en cours de validité. Un contrôle est effectué à l’entrée de la salle.
  - La commande s’effectue en deux temps :
  1) un numéro de place vous sera attribué au guichet de communication des documents : vous ne serez pas autorisé à choisir vous-même votre place, afin d’assurer dans les meilleures conditions l’occupation et la surveillance de la salle ;
  2) puis, vous pourrez saisir votre demande sur l'un des ordinateurs mis à la disposition du public ; le personnel du service d’aide à la commande se tient à votre disposition pour vous aider dans cette étape.
  
  
• Informations importantes
  - le nombre de documents qu’il est possible de commander pour le jour même est limité à cinq articles (cartons ou registres) ;
  - du lundi au vendredi, la commande de documents pour le jour même est interrompue à 15 heures ;
  - le samedi, seuls les documents réservés à l’avance (au plus tard le vendredi avant 15 heures) peuvent être consultés.
  
  
• Si vous souhaitez uniquement réserver des documents pour le lendemain ou un autre jour, il n’est pas nécessaire de demander un numéro de place.
  
• La réservation des documents peut également être effectuée en ligne.
  
• Le président de la salle de lecture et le personnel du service d’aide à la commande sont à votre disposition pour vous aider dans ces démarches.
  
• La communication des documents aux chercheurs est limitée, en raison de contraintes d’ordre matériel par différents quotas

Consulter des documents
Lorsque les documents ont été commandés le jour même, vous serez averti de leur arrivée par le voyant lumineux rouge placé sur la table qui vous aura été attribuée ; celui-ci restera allumé pendant 15 minutes. Le délai d’attente, après la commande des documents, est généralement compris entre une heure et une heure et demie.
Pour réduire votre temps d’attente, nous vous conseillons :
- si vous connaissez avant de vous déplacer la cote des documents que vous souhaitez consulter, faire une réservation en ligne ;
- si vous souhaitez consulter plusieurs articles, de commander dès votre arrivée au CARAN ceux dont vous connaissez la cote, puis de retourner en salle des inventaires pour y rechercher les cotes qui vous manquent. Après l’arrivée de l’article que vous avez commandé, il vous appartient d’aller le chercher au guichet de la salle de lecture, où vous le rapporterez après l’avoir consulté. Pour éviter tout risque de mélange accidentel, il ne vous sera communiqué qu’un seul article à la fois.
Afin de permettre la fermeture de la salle de lecture à 16 heures 45, la délivrance des documents aux chercheurs est interrompue, tous les jours, à 16 heures 20.

Modalités particulières de consultation
Certaines catégories de documents sont soumises à des modalités particulières de consultation, notamment :

• les documents d’archives publiques communiqués par dérogation aux délais légaux ;
• les documents en mauvais état, dont la communication est soumise à autorisation ;
  
• les documents communiqués « par extrait », et les dossiers de naturalisation,
• les dossiers de la Légion d’honneur ainsi que certains dossiers de personnel ;
• les documents d’archives privées.

Des places spéciales (plaques de place de couleur rouge) vous seront attribuées pour la consultation de ces documents. Nous vous ;remercions de respecter les indications qui vous seront données à ce sujet par le personnel de la salle de lecture.

Réaliser ou obtenir une reproduction
Sous certaines conditions, utiliser votre appareil photographique en salle de lecture.
Demander la réalisation d’une photocopie, immédiate ou différée, d’une photographie ou d’un microfilm.

A la fin de votre séance de travail
A la fin de votre séance de travail, il vous est demandé de rapporter au guichet les documents que vous avez consultés, ainsi que la plaque de place qui vous a été attribuée. Vous pouvez à cette occasion demander la "prolongation" des articles dont vous n’avez pas terminé la consultation : il vous est possible de faire prolonger 8 articles (documents originaux ou microfilms) pendant une semaine (7 jours ouvrés) ; cette prolongation peut être renouvelée de semaine en semaine, sans cependant pouvoir excéder deux mois.
Attention :
- Les documents prolongés les jours précédents sont comptabilisés dans le quota des communications et viennent donc réduire le nombre des documents qu’il est possible de commander pour le jour même ou de réserver ; le total des documents originaux (hors cartes et plans) commandés au cours d’une journée et des documents réservés ou prolongés les jours précédents ne peut excéder 7.
- Tout article demandé pour le jour même et non consulté sera réintégré dans les magasins dès le lendemain si aucune demande de prolongation n'a été effectuée.

Le contrôle de sortie de salle
Un contrôle, destiné à prévenir le risque de vol de documents, est assuré à la sortie de la salle de lecture : les chercheurs sont priés d’y présenter le contenu de leur documentation personnelle et d’ouvrir leur ordinateur portable.

Le personnel de la salle de lecture
Le personnel de la salle de lecture est chargé de vous accueillir, de répondre à vos questions, de vous communiquer les documents et de veiller au respect des règles en vigueur.

• Le président de la salle de lecture appartient au personnel scientifique des Archives nationales : il est chargé de répondre à toutes vos questions sur le fonctionnement de la salle, de recevoir et de rediriger si nécessaire vers les services compétents toutes les demandes orales ou écrites effectuées par les chercheurs, de viser les demandes de reproduction de documents et de prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à la sécurité des personnes ou des documents eux-mêmes.
• Le personnel des guichets est chargé de vous remettre les documents que vous avez demandé à consulter et de les reprendre en charge après consultation.
• Le personnel de l’équipe d’aide à la commande est chargé de vous aider à saisir sur ordinateur vos commandes de documents.
• Le personnel de l’équipe de surveillance ambulatoire est chargé de s’assurer du respect par chacun des règles de consultation des documents et de vous apporter une assistance matérielle lorsque vous consultez des documents volumineux, fragiles ou en mauvais état.
• Le personnel de l’équipe de la photocopie est chargé d’exécuter vos demandes de photocopies (service fermé le samedi à partir de 13 heures).

Autres questions