Les missions des Archives
Collecter, conserver, communiquer, faire comprendre et mettre en valeur leurs fonds, telles sont en effet les missions fondamentales des Archives nationales.
La collecte
Les archivistes appellent « collecte » l'ensemble des actions qui permettent d'obtenir de nouvelles entrées d'archives pour enrichir les fonds déjà conservés. Contrairement à une idée reçue, le développement de l'informatique n'a pas supprimé le papier, bien au contraire : chaque année, près de quatre kilomètres de documents en provenance de la Présidence de la République, des ministères et des grands organismes de l'État entrent aux Archives nationales. Les Archives nationales travaillent au sein du Service interministériel des Archives de France de la direction générale des patrimoines avec un réseau d'archivistes dans chacune des institutions publiques émettrices de documents. En lien avec ces « Missions des archives », les Archives nationales collectent les archives des administrations centrales de l'État. Seule une partie de la masse considérable de documents produite par ces structures entre aux Archives nationales.
L'archiviste doit savoir apprécier l'intérêt historique ou juridique des documents pour décider de la nécessité de leur conservation. La démarche est celle d'un scientifique dont le travail de sélection devra refléter toute l'activité du producteur du fonds, tout en condensant son volume. Les Archives nationales collectent également les fonds de personnes ou d'organismes privés ce qui permet d'enrichir les collections publiques et de compléter la vision donnée par les archives d'origine publique. Certains, publics ont eu une histoire mouvementée.
À titre d'exemple, le site de Fontainebleau a accueilli le fonds dit « de Moscou », en provenance d'administrations (notamment la Sûreté générale) dont les archives avaient été saisies par les autorités d'occupation allemandes puis par l'URSS après 1945. Sa restitution à la France par la Russie a fait l'objet de plusieurs arrivées entre 1994 et 2001.
Le classement des fonds
La mission fondamentale des Archives nationales est de communiquer les fonds qui leur ont été confiés. Pour que la communication au public soit possible, il faut les avoir classés et inventoriés dans des instruments de recherche, qui permettront d'orienter le public efficacement. Les Archives nationales conservent les archives des administrations de l'état (hormis celles des Affaires étrangères et de la Défense) dont le champ de compétence s'étend à l'ensemble du territoire national : les services centraux des ministères, les instances à vocations interministérielles, les établissements publics nationaux ainsi que les associations et personnes privées qui prennent part à une mission de service public. à ces fonds publics s'ajoutent des archives privées.
La conservation
Pour que la communication au public soit possible, il faut conserver le patrimoine dans le meilleur état possible, ce qui suppose de restaurer les archives endommagées, sous le contrôle des ateliers spécialisés, mais surtout d'éviter les dégradations :bâtiment offrant un environnement climatique adapté, conditionnements aux propriétés physico-chimiques spécifiques, numérisation et microfilmage pour éviter la manipulation des originaux lors de la consultation.
La transmission du patrimoine archivistique est à la fois intellectuelle et matérielle. On ne peut séparer ces deux aspects du métier d'archiviste : conservation du patrimoine intellectuel des fonds d'archives et conservation matérielle du support des documents. Le document d'archives est fragile, produit pour servir aux besoins des administrations et de fait rarement conçu pour traverser les siècles. Il est menacé par les insectes, les moisissures, l'eau, l'acidité de certains papiers, les encres.
La conservation matérielle embrasse plusieurs domaines : la conservation préventive, la préservation curative, la restauration et le transfert de support. La politique de conservation dans les archives a pour objectif de trouver les solutions les mieux adaptées sous les aspects suivants :
- surveillance et contrôle des conditions environnementales,
- construction, rénovation et entretien des magasins,
- choix des matériels de conservation,
- choix des documents à restaurer et à reproduire,
- décision de retrait de la communication ou de la reproduction pour les originaux matériellement en danger, participation à l'établissement du règlement des salles de lecture, établissement de l'ordre de priorité des documents à sauver en cas de sinistre.
La restauration des documents de grande valeur des Archives nationales bénéficie d'une restauration exécutée au sein du département de la conservation.
Le haut niveau d'expertise des techniciens d'art est un atout considérable tant pour la réalisation des travaux internes que pour le contrôle des travaux externalisés.
La communication
La loi du 7 messidor an II (25 juin 1794), qui organise les archives de la République, prévoit que « tout citoyen pourra demander, dans tous les dépôts, aux jours et aux heures qui seront fixés, communication des pièces qu'ils renferment ; elle leur sera donnée sans frais et sans déplacement… ». La communication des archives doit donc être perçue comme un principe démocratique fondamental, trouvant racine dans la Déclaration des Droits de l'Homme et du Citoyen : « la société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration ».
L'usage des archives est multiple :
- la justification des droits des personnes;
- la documentation de la recherche scientifique, celle aussi des amateurs d'histoire ou de généalogie.
Pour faciliter la consultation des archives, une salle de lecture a été aménagée en rez-de-chaussée de l'hôtel de Soubise dès 1847. Les lecteurs disposent sur le site de Paris du bâtiment le Caran (Centre d'accueil et de recherche des Archives nationales), qui offre plus de 300 places de consultation, et d'une salle de lecture à Fontainebleau.
La conception de la salle de lecture du bâtiment de Pierrefitte-sur-Seine fait l'objet d'une grande attention et d'une large concertation avec les utilisateurs.
La numérisation et le microfilmage d'un grand nombre de fonds, de même que la création d'un nouveau Système d'information archivistique, s'inscrivent dans la vocation des Archives nationales à conserver le « parvis de notre histoire », et à l'ouvrir au plus grand nombre. Au-delà de la communication des archives en salle de lecture, les Archives nationales développent autant que possible leur présence sur le web. Ainsi la consultation des archives par leur public habituel est facilitée par le développement des démarches en ligne, et l'accès à distance aux ressources dont il a besoin.
D'autres ressources numériques sont spécifiquement destinées à un nouveau public, plus large (banques d'images, dossiers pédagogiques...).
Le projet Pierrefitte-sur-Seine a permis d'engager la dématérialisation de l'ensemble des instruments de recherche, pour créer une véritable « salle des inventaires virtuelle » composée d'instruments de recherche électroniques.
Grâce aux plans de numérisation, un nombre croissant d'instruments de recherche donnent accès aux reproductions des documents d'archives eux-mêmes, et constituent ainsi la première étape vers une « salle de lecture virtuelle », même si l'objectif d'une numérisation totale des fonds est encore très largement utopique.
La diffusion numérique d'ensembles archivistiques cohérents, par l'intermédiaire des instruments de recherche qui permettent de les interpréter en les replaçant dans leur contexte, est ainsi devenue une part intégrante de la mission de communication.
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