Glossaire

Archives
«Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.» Loi du 3 janvier 1979.

Classement
Classer un fonds d'archives consiste à mettre intellectuellement et matériellement en ordre les documents ou les ensembles de documents qui le composent. Le classement permet de définir l'article, unité à la fois matérielle et intellectuelle, composée d'une pièce ou d'un «ensemble de pièces de même provenance, se rapportant au même objet ou à une même affaire» et destinés à être communiquées en même temps à un lecteur. Intellectuellement, le classement aboutit à la création de l'instrument de recherche du fonds. Sur le plan matériel, le classement aboutit au conditionnement des archives dans des contenants de formats appropriés et dont les propriétés physico-chimiques favoriseront leur conservation dans le temps.

Collecte
Une des missions fondamentales d'un service d'archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents à acheter. L'ensemble des actions de sensibilisation, formation, conseil, et, dans le cas des archives publiques, contrôle par lesquelles les Archives nationales et les Missions assurent le transfert aux Archives nationales des fonds d'archives de toute origine relevant de leur compétence.

Conditionnement
Opération destinée à protéger matériellement des documents d'archives à l'aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de papier d'empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles...

Conservation matérielle
Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés.

Conservation préventive
Ensemble de mesures prises par un service d'archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d'assurer leur sauvegarde.

Cote
La cote désigne l'article, c'est-à-dire un ensemble de documents (voire dans certains cas un seul document) qui constitue la plus petite unité intellectuelle et matérielle prise en compte de manière permanente par le système, et donc le niveau le plus fin de granularité d'information pérenne. La cote est utilisée à la fois par l'outil de gestion et dans les instruments de recherche. Elle permet d'accéder aux informations de gestion concernant l'article – localisation, communication, état sanitaire... Elle figure dans les instruments de recherche, où elle fait le lien entre le contenu intellectuel de l'article, dont rend compte la description, et sa réalité matérielle, prise en charge par le système de gestion. La cote est donc unique.

Dépôts
Longtemps employé pour désigner les locaux d'un bâtiment d'archives destinés à la conservation des documents, le terme de dépôt est aujourd'hui proscrit dans le monde des archives publiques. On lui préfère plutôt celui de magasin que a le mérite d'écarter toute ambiguïté quant aux statuts des archives conservées. La notion de dépôt renvoie en effet à la procédure particulière par laquelle la conservation matérielle et la gestion des archives sont confiées à un service d'archives public à titre temporaire et révocable, sans transfert de propriété, et qui constitue un mode d'entrée.

Document d'archives
Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation. Don Les Archives nationales sont habilitées à recevoir des donations, consacrées par un acte notarié dans la «forme ordinaire des contrats » (article 931 du Code civil), ou bien des dons manuels, par simple remise matérielle des archives concernées.

Dossier
Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d'archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives.

Fonds
Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection. Instrument de recherche Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.

Legs
Les Archives nationales peuvent recevoir des legs de particuliers. Les legs doivent nécessairement figurer dans un testament, sous l'une des trois formes reconnues par le Code civil (articles 969 et suivants).

Mètre linéaire
Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

Minutier
Dérivé du terme minute, un minutier est à l'origine un «registre contenant les minutes des actes d'un notaire».

Numérisation
Opération qui consiste à obtenir un artefact numérique à partir d'un document physique. Cette opération fournit un document image que l'on peut traiter à l'aide d'outils informatiques.

Producteur
Le producteur est l'entité (personne physique ou morale, collectivité,...) «qui a produit, reçu ou conservé des archives dans l'exercice de son autorité». Il est une information obligatoire dans la description des archives. Le producteur est une information stable. En cas de transfert d'activité d'une entité à une autre (ou, pour les personnes physiques, en cas d'héritage), le producteur reste, d'un point de vue archivistique, l'entité qui a produit les documents d'archives au moment de leur création. En matière d'archives ministérielles publiques, dans certains cas, il peut arriver que le transfert soit opéré par une autre entité que celle qui a produit les documents : on distingue alors «service versant» et producteur.

Récolement
Vérification systématique, lors de la prise en charge d'un service d'archives ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l'ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants.

Restauration
Intervenir directement sur le support des documents pour leur restituer leur intégrité, leur rendre leur lisibilité, arrêter et stabiliser la dégradation due au vieillissement par des techniques et des matériaux appropriés permettant compatibilité, lisibilité, réversibilité, stabilité.

SIA
Le Système d'information archivistique est défini par les documents contractuels listés à l'article 4 du CCAP «Documents contractuels».

Support
Matière (papyrus, parchemin, papier, film, bande magnétique,…) sur laquelle sont fixées des informations écrites, sonores, électromagnétiques, numériques ou visuelles pour constituer et/ou conserver un document.

Transfert de support
Sauvegarder l'information par transfert sur un autre support que celui de l'original en cas d'usure ou en cas de dégradation inéluctable de celui-ci, afin de conserver le contenu informatif du document. Les procédés de transfert sont la copie, la photocopie, le microfilm, la photographie, la numérisation.

Versement
Opération matérielle et intellec-tuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de pré-archivage ou à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.