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Base de données ÉTAREP : ÉTAT des REPertoires des notaires de Paris du XVIe siècle à nos jours.
- Répertoires des notaires : description et utilisation
- Notices descriptives ; les images
- Mode d’emploi
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Répertoires des notaires : description et utilisation
1. Formes et contenu des répertoires
Les répertoires sont, le plus souvent, chronologiques, mais ils peuvent prendre d’autres formes : tables des parties, dans un ordre alphabétique rigoureux ou dans l’ordre chronologique des actes ; tables-répertoires des parties, similaires aux précédentes mais donnant de plus la nature juridique de l’acte et éventuellement son objet ; répertoires méthodiques par nature d’actes (notamment constitutions de rentes, brevets, testaments) ; répertoires ou partie de répertoires consacrés à un client (personnalité ou institution) ; répertoires comptables – classés dans l’ordre alphabétique des noms de clients - ne relevant que les actes ayant entraîné le paiement de droits. Toutes ces particularités sont relevées dans les notices descriptives qui précèdent les images.
- À l’origine : des tables insérées dans les registres
Les notaires qui faisaient relier leurs minutes en registres ont parfois inséré, au début ou à la fin de ceux-ci, des tables destinées à favoriser l’accès aux documents. Ce sont, pour la plupart, des listes chronologiques ; elles peuvent être aussi alphabétiques. On trouve aussi quelquefois des tables par type d’acte. Vers le milieu du XVIe siècle, le classement est fait par ordre alphabétique des prénoms, alors qu’à la fin du siècle, c’est l’ordre alphabétique des noms patronymiques qui est retenu. Les tables insérées dans les registres, lorsqu’elles ont été repérées (trente et une études sont concernées pour un total de plus de 10 000 feuillets) seront diffusées, avec les répertoires, sur la base ETAREP.
- Les répertoires chronologiques
Sous l’Ancien Régime, les répertoires chronologiques (les plus anciens – XVIe et début XVIIe – sont souvent de forme oblongue) indiquent la date de l’acte, sa nature et les noms des parties, parfois sans les prénoms. Établis a posteriori – écrits sous la dictée en fin de mois, d’année ou d’exercice de notaire –, ils peuvent comporter des omissions et des erreurs dans l’orthographe des noms. Rédigés à une date de plus en plus proche de la passation de l’acte, leur présentation va s’améliorant jusqu’à la fin du XVIIIe siècle.
Au XIXe siècle, la bonne tenue des répertoires (ils sont cotés et paraphés) et leur précision (nature de l’acte – y compris les actes passés en brevet –, noms, prénoms, qualités, professions et domiciles des parties) en font de véritables recueils d’analyses.
À noter :
Un répertoire, donnant un relevé des actes dans l’ordre chronologique, peut concerner deux notaires successifs. On trouve parfois, dans ces documents, des listes d’actes manquants, relevés lors des récolements effectués au changement du titulaire de l’office.
- Répertoires alphabétiques et tables d’actes (actes classés par noms de clients)
Pour la commodité de leurs recherches, les notaires ont établi, à partir de la fin du XVIIIe siècle, des répertoires alphabétiques aux noms de leurs clients ; ces tables, qui renvoient plus ou moins exactement aux répertoires chronologiques, complètent avantageusement les répertoires, mais elles sont rarement remises aux Archives car elles font partie des papiers privés du notaire. Celles qui sont conservées au Minutier central sont reproduites, comme les répertoires, sur la base ETAREP.
2. Lacunes
Dans la presque totalité des cas, les répertoires ne couvrent pas la partie la plus ancienne du fonds des minutes, et certaines séries comportent des lacunes (19 778 articles de minutes sur un total de 171 000 sont dépourvus de répertoires). Pour une étude, en revanche, l’étude XXXII, avant 1787, seuls les répertoires ont été conservés.
Les lacunes les plus importantes concernent l’étude LXIII, détruite dans sa totalité en mai 1871 et l’étude CIII pour laquelle on ne conserve que quelques répertoires de l’Ancien Régime et où une série suivie ne commence qu’en 1905.
> Pour en savoir plus consulter la base de données Etanot.
3. Utilisation des répertoires pour la recherche
On dispose, grâce aux répertoires d'un inventaire analytique général, par études, des actes relevés dans l'ordre chronologique, avec mention de leur nature et du nom des parties. Quand on connaît le nom du notaire, ces répertoires sont la première source à utiliser pour rechercher un acte. Ils offrent les meilleures garanties d'exhaustivité, puisque tous les actes y sont mentionnés. La lecture de la liste chronologique des actes permet le survol rapide de toute une période.
On peut ainsi rechercher :
- un acte précis dont on connaît la date approximative,
- d’autres actes concernant une personne, une famille ou un organisme quand on sait qu’ils ont été clients dans une étude.
À noter :
Les brevets, qui sont mentionnés dans les répertoires à partir de la Révolution, ne peuvent être trouvés dans les fonds du Minutier central car les notaires les délivrent aux parties sans en conserver de minutes. Le répertoire peut permettre, grâce aux indications portées en marge, de repérer des actes qui ne figurent pas à la place où on s’attendait à les trouver : acte(s) à la suite, actes passés par un notaire substituant, acte remis par un notaire à un confrère …
Normalement toutes les minutes d’un notaire sont portées à son répertoire, mais il peut y avoir des oublis. Quand un acte a plusieurs dates, il est inscrit, au XIXe siècle, seulement à la dernière ; cette règle ne s’applique pas systématiquement sous l’Ancien Régime, où l’on peut trouver l’acte inscrit à la première date.