La conservation préventive regroupe un ensemble de mesures destinées à assurer la conservation matérielle des documents à long terme en luttant les différents facteurs de dégradation : l’environnement climatique et lumineux, les infestations et le développement de moisissures, les matériaux de conditionnement, la manipulation des documents, la poussière, les sinistres, etc., et en adoptant une veille sanitaire. La gestion de l’espace consiste à organiser le rangement des archives dans les magasins afin d’optimiser et de rationaliser les espaces de conservation.
Le Département gère le récolement topographique des archives (recensement précis, exhaustif et permanent des unités matérielles de conditionnement, magasin par magasin) et détermine, en concertation avec les sections, l’implantation des archives en fonction de la configuration des magasins, des conditions climatiques et des espaces disponibles.
L’atelier de restauration de documents graphiques, de reliures et de dorures est chargé de restaurer les documents d’archives pour limiter leurs dégradations et assurer leur pérennité. Les documents traités sont pour l’essentiel des liasses de papier, des parchemins, des registres reliés ou brochés, des plans sur papier, des calques, etc.
L’atelier de photographie, microfilmage et numérisation est chargé de reproduire les documents d’archives par différents procédés de capture photographique, de traitement de l’image et de communication. Les documents photographiés sont des écrits manuscrits, dactylographiés ou imprimés, plans, dessins, photographies, objets (pièces à conviction judiciaires, étalons des poids et mesures, sceaux et chartes scellées, etc.).
