L’enregistrement du courrier Les trieurs Les en-têtes de lettres

La correspondance occupe une grande partie du temps de la secrétaire : elle ouvre le courrier, le donne à lire à un responsable chargé de le trier et de le répartir entre les services ou les employés. Puis, elle enregistre les lettres. Pour les réponses, elle utilise souvent papiers à lettres à en-tête et enveloppes illustrées.

L’ENREGISTREMENT DU COURRIER.

A la fin du XIXe siècle, la plupart des entreprises enregistrent leur courrier à l’arrivée et au départ. Dès réception, chaque lettre reçoit un numéro d’ordre. Dans le registre d’entrée, on porte ce numéro suivi du nom de l’expéditeur, d’une analyse du contenu et des suites à donner à l’affaire. Lorsque le service concerné a envoyé sa réponse, le mot « répondu » est inscrit en rouge. Chaque réponse est enregistrée dans un registre des départs tenu de la même façon que celui des entrées.

Certaines entreprises effectuent l’enregistrement de la correspondance à l’entrée et à la sortie sur le même registre : la page de gauche est affectée alors aux entrées et celle de droite aux départs.

LES TRIEURS.

Le trieur facilite le dépouillement de la correspondance à l’arrivée et évite l’empilement des papiers sur le bureau. Après un examen rapide, le responsable place chaque lettre dans le trieur derrière l’intercalaire portant le nom du service intéressé. Des ajours dans les intercalaires permettent de voir rapidement si aucune lettre n’est restée en souffrance dans le trieur. Celui-ci permet également un classement provisoire du courrier.
Dans les trieurs comme dans les différents fichiers, on utilise pour la signalisation cavaliers, onglets et épingles.

LES EN-TÊTES DE LETTRES.

Les en-têtes représentent, jusqu’à la deuxième guerre mondiale, un moyen de communication privilégié pour les entreprises, un support de publicité.
Ils permettent de présenter l’entreprise : bâtiments, activités, récompenses. Ils reflètent l’image que l’entreprise veut donner d’elle même : généralement, la solidité des traditions mêlée à l’audace des innovations.

Après la guerre, la fantaisie disparaît peu à peu des en-têtes. La normalisation l’emporte et la publicité trouve d’autres supports.